ウォーターサーバーのコラム

ウォーターサーバーは経費になる!勘定科目や軽減税率も解説

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ウォーターサーバー 経費

「会社にウォーターサーバーを置きたいけど、経費で落とせるの?」

ウォーターサーバーは経費になるのか、認定科目や軽減税率は適用されるのか、会社経営者や個人事業主の多くの方が疑問に感じています。

そこで本記事ではウォーターサーバーに掛かる費用を経費として落とす条件や方法を徹底解説した上で、計上する際の勘定科目や注意点、軽減税率について分かりやすく解説していきます。

これからウォーターサーバーを導入しようと思っている方や、既に会社でウォーターサーバーを利用している方もぜひ参考にしてください。

この記事を読むと分かること

  • 事業で使用するウォーターサーバーは経費で計上できる
  • 計上する時の勘定項目はウォーターサーバーの用途によって異なる
  • ウォーターサーバーを経費で落とす際の注意点

ウォーターサーバーは経費になる!

事業への必要性が認められれば経理として計上可能

経理

経費の定義は「事業で利益を得るために必要な費用」となっていることから、会社や事務所で使用する備品や光熱費なども経費として計上可能です。

ウォーターサーバーもその例外ではなく、従業員への福利厚生や来客への接待の際に使用する備品として考えることができます。

そのため、水の代金やウォーターサーバー本体のレンタル料など、ウォーターサーバーを利用することによって発生する費用は経費として計上して問題ありません。

フリーランスの場合は一部のみ経費として計上する場合もある

個人事業主で自宅兼事務所の場合は、プライベートと仕事での使用割合を考慮して一部分のみの計上となる可能性もありますが、基本的には経費に含んで良いものと考えられます。

ウォーターサーバーの料金を経費にすると節税効果も期待できる

ウォーターサーバーの料金を経費として計上した場合、節税の面でメリットがあります。

簡単に説明すると、会社の営業活動によって得られた収益から経費を引いたものが「利益」となり、利益に対しては税金を納めなければいけません。

つまり、経費の数字を多くするほど利益の数字は少なくなりますので、その分利益に掛かる税金も安くなるわけです。

「利益が少なくなる」というとネガティブに感じますが、必要経費を帳簿上に残すだけなので、実際に手持ちのお金が減るわけではありません。

節税や税金対策を考えているのであれば、ウォーターサーバーの料金明細などを保管しておき、経費として計上するのがおすすめです。

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ウォーターサーバーの勘定科目を詳しく解説

会計

ウォーターサーバーの料金は経費としての計上が可能で、経費にする事で節税になることは理解いただけたかと思いますが、具体的にどういう名目で計上するのかも気になりますよね。

ここからは、経費として計上するための勘定科目について詳しく解説していきます。

従業員がいる会社と個人事業主では使用する勘定科目が異なるので、その辺りも踏まえて覚えていきましょう。

ウォーターサーバー本体の勘定科目は「リース料」や「賃借料」となる

最近のウォーターサーバーは本体をレンタルして利用する契約形態が主流となっています。

本体のレンタル費用については「リース料」もしくは「貸借料」として計上しましょう。また、サーバー本体を購入した場合は「福利厚生費」もしくは「接待交際費」での計上となります。

また、年単位の契約期間を約束する代わりに本体の無料レンタルを行っているメーカーもありますので、その場合は水の料金のみを計上しましょう。

本体のレンタル料に関しては契約書や利用明細で確認できます。

ウォーターサーバーにかかる費用の科目

  • サーバーレンタル料:「リース料」「賃借料」
  • サーバー購入費用:「福利厚生費」「接待交際費」※後述
  • サーバーレンタル料無料の場合:水の代金のみを計上

水の料金は目的によって「福利厚生費」か「接待交際費」で計上する

水の料金を経費として計上する場合の勘定科目は「福利厚生費」「接待交際費」のいずれかになりますが、利用目的によって使い分けが必要です。

事務所やオフィス内に設置して、主に従業員が利用する場合は「福利厚生費」で計上します。

エントランスや待合室などに設置して来客者が利用する場合や、商談などで来客者に提供する目的でオフィス内に設置している場合は「接待交際費」で計上します。

後の項目でも詳しく解説しますが、個人事業主など従業員を雇用していない場合は「福利厚生費」という勘定科目は使用できません。

従業員がいる会社の場合は使い分けを間違えても大きな影響はありませんが、個人事業主の場合には注意が必要です。

「福利厚生費」と「接待交際費」の違い

  • 福利厚生費:オフィス内などに設置し、主に従業員が使用する
  • 接待交際費:エントランスなどに設置し、従業員は使用せず、主に来客者に提供する

※個人事業主など従業員を持たない場合は注意が必要(後述)

ウォーターサーバーを経費で落とす際の注意点

適合

ウォーターサーバーの費用を経費として計上する方法や、勘定科目について解説してきましたが、税金の計算は非常に複雑で一筋縄ではいきません。

ここでは、ウォーターサーバーの費用を経費として計上する際の3つの注意点を分かりやすく解説していきます。

サーバー本体と水の税率の違いや勘定科目の微妙な違いなど、通常だと見落としがちなポイントをピックアップしましたので、ぜひ参考にして下さい。

ウォーターサーバーを経費で落とす上の注意点

  1. 軽減税率によってサーバー代・水代で税率が異なる
  2. 個人事業主・自宅兼事務所での利用は「接待交際費」として計上する
  3. 領収書などの必要書類は保管しておく

軽減税率によってサーバー代・水代で税率が異なる

2019年の10月に軽減税率制度が導入されましたが、ウォーターサーバーに掛かる費用もその影響を受けています。

ウォーターサーバーの場合、本体は軽減税率の対象にはなりませんが、水は軽減税率の対象となりますので注意が必要です。

つまり、本体にかかる費用は10%の税率、水の料金は8%の税率となることから、それぞれの税率の区分に分けて記載する必要があるわけですね。

本体・水の料金をどちらも「福利厚生費」で計上している場合などは、同じ勘定科目であっても適用される税率ごとに分けて記録する必要があります。

個人事業主・自宅兼事務所での利用は「接待交際費」として計上する

勘定科目の項目でも触れましたが、個人事業主や自宅兼事務所で従業員がいない状態で運営している場合は「福利厚生費」という勘定科目での計上が出来ません。

福利厚生費の定義は「会社が給与・賞与以外で従業員のために支出する費用」ですので、個人事業主など1人だけで運営している場合は例外となります。

しかし、取引先などの来客に対して飲み物を提供することがある業種に関しては「接待交際費」としての計上が認められる可能性もあります。

プライベートと仕事の割合で一部のみ計上となる可能性が高いですが、全く計上されないよりは節税になりますので、個人事業主の方は接待交際費を活用しましょう。

領収書などの必要書類は保管しておく

会社や個人事業主が正しく経費処理を行っているかどうかの証明として、領収書や利用明細などの書類は非常に重要です。

領収書や利用明細などの書類が手元に無い場合は、正しく経費処理を行ったつもりでも税務調査で経費の計上が否認されてしまう可能性もあります。

経費の計上が否認されると節税にもなりませんので、領収書などの経費として計上するための根拠となる書類は、必ず保管するように習慣付けましょう。

ウォーターサーバーの場合は配送の際に領収書が貰えることも多く、メーカーによってはマイページから領収書をダウンロードできる場合もありますので、そういったサービスも上手く活用して証拠をきちんと残しておくことが大切です。

ウォーターサーバーを経費で導入するメリット

従業員の満足度向上

ウォーターサーバーを会社に導入することで、従業員の満足度が大きく向上するのはメリットでしょう。

ウォーターサーバーがない場合、従業員は自腹で飲料水を購入したり、自宅から重い水筒を持ってくることになります。

しかしウォーターサーバーがあれば会社でいつでも美味しい水を飲めるので、従業員からすると節約効果が望めるだけでなく、非常に便利です。

求人票に福利厚生として「ウォーターサーバーあり」と書いている企業が多いことを考えれば、設置の効果が高いことが分かるはずです。

経費で計上できることを考えれば、費用対効果はかなり高いでしょう。

来客や利用者の満足度向上

サービス業や医療機関などに当てはまるケースが多いですが、ウォーターサーバーがあると利用者の満足度が向上する効果も期待できます。

ウォーターサーバーがあると冷たくて美味しい水がいつでも飲めるので、利用者からすれば間違いなく嬉しいですし、近隣の競合との差別化にも繋がります。

料金やサービスの質が同程度であった場合、ウォーターサーバーのある店のほうが有利でしょう。

また、オフィスであっても来客に速やかに飲み物を出せますし、お茶用にお湯を沸かす必要もないので、来客者への対応もスムーズになるでしょう。

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ゴミの削減

一定の従業員がいるオフィスの場合、毎日のように山のようなペットボトルゴミが出がちです。

しかしウォーターサーバーを導入することで、従業員が出す大量のペットボトルゴミが削減できるだけでなく、ゴミの処理にかかる人件費や手間もかからないのはメリットでしょう。

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経費での導入におすすめのウォーターサーバ

ここからは実際に経費での導入におすすめのウォーターサーバーを紹介していきます。

料金が安かったり、水が美味しく従業員の満足度に繋がりやすいなど、特徴別にいくつかの機種を紹介していくので、求める条件に合致したウォーターサーバーを経費で導入すると良いでしょう。

プレミアムウォーター:最高レベルの美味しさの水が飲める

プレミアムウォータートップページ

プレミアムウォーターはプレミアムウォーター株式会社が提供するウォーターサーバーです。

非加熱処理を行っているのが特徴で、天然水が持つ生のおいしさにこだわり、自然のままでもおいしく飲める水を求めて全国で採水地を厳選しています。

基本情報

水の種類 天然水
ボトルタイプ 使い捨てタイプ
ボトル容量 7L・12L
注文ノルマ 1ヵ月24L(2本)~

※7LはずっとPREMIUMプランの場合

料金・費用

水代(12L×2本) 4,233円(基本プラン)
水500ml当たりの料金 88円
レンタル料 無料~1,100円
電気代 510円/月~
月額料金 24L換算 4,233円~

良い口コミ・評判

プレミアムウォーターは水の味が優れているだけでなく、料金も業界全体で見れば最安値ではないもののリーズナブルです。

また、機種やデザインも豊富に揃っているので、オフィスの景観を崩したくない方にもおすすめです。

1度、公式サイトでラインナップだけでも確認してみると良いでしょう。

アクアクララ:安価で安全な水が飲める

アクアクララトップページ

アクアクララは1000万分の1mmの極小浄化孔フィルター「RO膜」で不純物などをろ過しており、安全で安定した品質の水を提供しています。

安価かつ安全性に優れているので、サービス業や医療機関で経費でウォーターサーバーを導入する際に向いているでしょう。

基本情報

水の種類 軟水(ろ過+ミネラル調整)
ボトルタイプ 再利用タイプ
ボトル容量 7L・12L
注文ノルマ なし

料金・費用

水代(12L×2本) 3,024円(通常プラン)
水500ml当たりの料金 63円
レンタル料 1,100~3,300円
電気代
月額料金 4,124~6,324円

良い口コミ・評判

機種によってはネスレの「ドルチェグスト」や「バリスタ」を搭載しているので、コーヒー好きの方がいる場合もおすすめです。

経営者ジシンや、導入を行う総務担当の方がコーヒー好きという場合も、導入することで毎日おいしいコーヒーが経費で飲めるようになります。

ハミングウォーター:どれだけ水を消費しても3,300円の定額

ハミングウォータートップページ

ハミングウォーターは株式会社コスモライフが提供する浄水型ウォーターサーバーサービスです。

水道水をタンクに注げば専用フィルターによっておいしい水に生まれ変わるのが特徴で、どれだけ使っても料金は3,300円で済みます。

基本情報

水の種類 浄水(水道水)
ボトルタイプ タンクに注水
ボトル容量 4L(タンク容量)
注文ノルマ なし

料金・費用

水代 1L:約0.2円
※水道代のみ
水500ml当たりの料金
レンタル料 3,300円
電気代 約475円~
月額料金 ※3,300円~

※毎月定額、水量は水道代のみ

良い口コミ・評判

どれだけ水を使っても料金が変わらないのは、複数の利用者がいるせいで消費量が増えがちな、経費でウォーターサーバーを導入する場合に非常に大きなメリットです。

大人数のオフィスや、多数の利用者がいる医療機関であれば、定額制のハミングウォーターは他の機種よりも費用を大きく抑えられるでしょう。

ハミングウォーターの口コミ評判やデメリット?実際に利用した感想も紹介

ハミングウォーターは、水道水を補充して使用する浄水型ウォーターサーバーです。このページでは実際に利用した方の口コミ・評判だけでなく、キャンペーン情報や解約方法、メリットやデメリットなどハミングウォーターに関する情報をまとめました。

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フレシャス:美味しい水とオシャレで高性能なサーバー

フレシャストップページ

フレシャスは富士山の銘水株式会社が提供するウォーターサーバーです。

他社より料金はやや高い傾向がありますが、味にこだわった天然水や高性能・良デザインのサーバーで高い人気をほこっています。

基本情報

水の種類 天然水・水道水浄水
ボトルタイプ 使い捨てタイプ
ボトル容量 4.7L・7.2L・9.3L
注文ノルマ パック:1注文4パック(18.8~28.8L)
ボトル:1注文2本(18.6L)

料金・費用

水代 天然水:4,104円(24L換算)※
浄水型:1L約0.2円
水500ml当たりの料金 86円(天然水)
レンタル料 無料~550円
電気代 ※330円~
月額料金目安 4,104~4,604円

※dewo・朝霧高原の場合

良い口コミ・評判

料金よりも従業員の満足度や、水の味、サーバーデザインにこだわりたい方にはフレシャスを経費で導入することをおすすめします。

また、フレシャスは先程のアクアクララと違い、UCCコーヒーのコーヒーマシンを搭載したウォーターサーバーがあるので、コーヒー好きにもおすすめです。

フレシャス 口コミ 評判 ウォーターサーバー メリット デメリット
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ウォーターサーバーを経費で落とす方法や勘定科目まとめ

今回の記事では、ウォーターサーバーに掛かる費用は経費で落とせることを詳しく解説しました。

しかし税金の計算はシンプルではありませんので、経費の処理は勘定科目の使い分けや軽減税率などを考慮して、慎重に行うようにしましょう。

会社や個人事業主など、業態によって異なる注意点もありますので、個人事業主の場合は費用の全てを経費に出来ないケースがあることも頭に置いておきましょう。

美味しい水が飲めて節税も出来るなら利用しない手はありませんので、まだ導入していない方はこの機会に始めてみてはいかがでしょうか。

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