ウォーターサーバーのコラム

ウォーターサーバーは経費で落とせる?目的別の勘定科目を詳しく解説

投稿日:

ウォーターサーバー 経費

「会社にウォーターサーバーを置きたいけど、経費で落とせるの?」
「経費で落とせるとしたら、どういう名目で計上するの?」

これらの疑問は特に会社経営や個人事業主をしていると気になるポイントですよね。

美味しい水を楽しめて税金対策になるなら最高ですが、実際のところはどうなのでしょうか。

本記事では、ウォーターサーバーに掛かる費用を経費として落とせるかを徹底解説した上で、計上する際の勘定科目や注意点についても分かりやすく解説していきます。

これから導入しようと思っている方や、既にウォーターサーバーを利用している方もぜひ参考にしてみてください。

この記事を読むと分かること

  • 事業で使用するウォーターサーバーは経費で計上できる
  • 計上する時の勘定項目はウォーターサーバーの用途によって異なる
  • ウォーターサーバーの経費処理を間違えないための注意点が分かる

ウォーターサーバーは会社や事務所の経費として計上できる?

経理

まずは、ウォーターサーバーに掛かる費用を会社や事務所の経費として計上できるのかについて確認しましょう。

経費」という言葉の定義や、経費として計上する事で得られるメリットについても解説しますので、しっかりと理解しておきましょう。

事業に必要なウォーターサーバーの料金は経費として計上可能

経費の定義は「事業で利益を得るために必要な費用」となっていることから、会社や事務所で使用する備品や光熱費なども経費として計上可能です。

ウォーターサーバーもその例外ではなく、従業員への福利厚生や来客への接待の際に使用する備品として考えることができます。

そのため、水の代金やウォーターサーバー本体のレンタル料など、ウォーターサーバーを利用することによって発生する費用は経費として計上して問題ありません。

個人事業主で自宅兼事務所の場合は、プライベートと仕事での使用割合を考慮して一部分のみの計上となる可能性もありますが、基本的には経費に含んで良いものと考えられます。

ウォーターサーバーの料金を経費にすると節税にも効果がある

ウォーターサーバーの料金を経費として計上した場合、節税の面でメリットがあります。

簡単に説明すると、会社の営業活動によって得られた収益から経費を引いたものが「利益」となり、利益に対しては税金を納めなければいけません。

つまり、経費の数字を多くするほど利益の数字は少なくなりますので、その分利益に掛かる税金も安くなるわけです。

「利益が少なくなる」というとネガティブに感じますが、必要経費を帳簿上に残すだけなので、実際に手持ちのお金が減るわけではありません。

節税や税金対策を考えているのであれば、ウォーターサーバーの料金明細などを保管しておき、経費として計上するのがおすすめです。

▼あわせて読みたい記事

参考
ウォーターサーバー オフィス 法人 おすすめ ランキング
オフィス・法人向けウォーターサーバーランキング!おすすめ5社を比較

この記事ではオフィス・店舗に導入するウォーターサーバーをランキング形式で比較してご紹介します!コストを抑えたい、法人プランについて知りたいといった法人の方特有の疑問の解説や、各種サーバーのメリットや特徴などもそれぞれ詳しくご紹介しています。

続きを見る

ウォーターサーバーの勘定科目を詳しく解説

会計

ウォーターサーバーの料金は経費としての計上が可能で、経費にする事で節税になることは理解いただけたかと思いますが、具体的にどういう名目で計上するのかも気になりますよね。

ここからは、経費として計上するための勘定科目について詳しく解説していきます。

従業員がいる会社と個人事業主では使用する勘定科目が異なるので、その辺りも踏まえて覚えていきましょう。

ウォーターサーバー本体の勘定科目は「リース料」や「賃借料」となる

最近のウォーターサーバーは本体をレンタルして利用する契約形態が主流となっています。

本体のレンタル費用については「リース料」もしくは「貸借料」として計上しましょう。また、サーバー本体を購入した場合は「福利厚生費」もしくは「接待交際費」での計上となります。

また、年単位の契約期間を約束する代わりに本体の無料レンタルを行っているメーカーもありますので、その場合は水の料金のみを計上しましょう。

本体のレンタル料に関しては契約書や利用明細で確認できます。

ウォーターサーバーにかかる費用の科目

  • サーバーレンタル料:「リース料」「賃借料」
  • サーバー購入費用:「福利厚生費」「接待交際費」※後述
  • サーバーレンタル料無料の場合:水の代金のみを計上

水の料金は目的によって「福利厚生費」か「接待交際費」で計上する

水の料金を経費として計上する場合の勘定科目は「福利厚生費」「接待交際費」のいずれかになりますが、利用目的によって使い分けが必要です。

事務所やオフィス内に設置して、主に従業員が利用する場合は「福利厚生費」で計上します。

エントランスや待合室などに設置して来客者が利用する場合や、商談などで来客者に提供する目的でオフィス内に設置している場合は「接待交際費」で計上します。

後の項目でも詳しく解説しますが、個人事業主など従業員を雇用していない場合は「福利厚生費」という勘定科目は使用できません。

従業員がいる会社の場合は使い分けを間違えても大きな影響はありませんが、個人事業主の場合には注意が必要です。

「福利厚生費」と「接待交際費」の違い

  • 福利厚生費:オフィス内などに設置し、主に従業員が使用する
  • 接待交際費:エントランスなどに設置し、従業員は使用せず、主に来客者に提供する

※個人事業主など従業員を持たない場合は注意が必要(後述)

ウォーターサーバーを経費で落とす際の3つの注意点

適合

ウォーターサーバーの費用を経費として計上する方法や、勘定科目について解説してきましたが、税金の計算は非常に複雑で一筋縄ではいきません。

ここでは、ウォーターサーバーの費用を経費として計上する際の3つの注意点を分かりやすく解説していきます。

サーバー本体と水の税率の違いや勘定科目の微妙な違いなど、通常だと見落としがちなポイントをピックアップしましたので、ぜひ参考にして下さい。

ウォーターサーバーを経費で落とす上の注意点

  1. 軽減税率によってサーバー代・水代で税率が異なる
  2. 個人事業主・自宅兼事務所での利用は「接待交際費」として計上する
  3. 領収書などの必要書類は保管しておく

注意点①:軽減税率によってサーバー代・水代で税率が異なる

2019年の10月に軽減税率制度が導入されましたが、ウォーターサーバーに掛かる費用もその影響を受けています。

ウォーターサーバーの場合、本体は軽減税率の対象にはなりませんが、水は軽減税率の対象となりますので注意が必要です。

つまり、本体にかかる費用は10%の税率、水の料金は8%の税率となることから、それぞれの税率の区分に分けて記載する必要があるわけですね。

本体・水の料金をどちらも「福利厚生費」で計上している場合などは、同じ勘定科目であっても適用される税率ごとに分けて記録する必要があります。

注意点②:個人事業主・自宅兼事務所での利用は「接待交際費」として計上する

勘定科目の項目でも触れましたが、個人事業主や自宅兼事務所で従業員がいない状態で運営している場合は「福利厚生費」という勘定科目での計上が出来ません。

福利厚生費の定義は「会社が給与・賞与以外で従業員のために支出する費用」ですので、個人事業主など1人だけで運営している場合は例外となります。

しかし、取引先などの来客に対して飲み物を提供することがある業種に関しては「接待交際費」としての計上が認められる可能性もあります。

プライベートと仕事の割合で一部のみ計上となる可能性が高いですが、全く計上されないよりは節税になりますので、個人事業主の方は接待交際費を活用しましょう。

注意点③:領収書などの必要書類は保管しておく

会社や個人事業主が正しく経費処理を行っているかどうかの証明として、領収書や利用明細などの書類は非常に重要です。

領収書や利用明細などの書類が手元に無い場合は、正しく経費処理を行ったつもりでも税務調査で経費の計上が否認されてしまう可能性もあります。

経費の計上が否認されると節税にもなりませんので、領収書などの経費として計上するための根拠となる書類は、必ず保管するように習慣付けましょう。

ウォーターサーバーの場合は配送の際に領収書が貰えることも多く、メーカーによってはマイページから領収書をダウンロードできる場合もありますので、そういったサービスも上手く活用して証拠をきちんと残しておくことが大切です。

ウォーターサーバーは経費で落とせる?目的別の勘定科目を詳しく解説まとめ

今回の記事では、ウォーターサーバーに掛かる費用は経費で落とせることを詳しく解説しました。

しかし税金の計算はシンプルではありませんので、経費の処理は勘定科目の使い分けや軽減税率などを考慮して、慎重に行うようにしましょう。

会社や個人事業主など、業態によって異なる注意点もありますので、個人事業主の場合は費用の全てを経費に出来ないケースがあることも頭に置いておきましょう。

美味しい水が飲めて節税も出来るなら利用しない手はありませんので、まだ導入していない方はこの機会に始めてみてはいかがでしょうか。

  • この記事を書いた人
  • 最新記事

MizuCool編集部

水に関する専門メディアMizuCool編集部です!「一人ひとりに合った、最適なウォーターサーバーを提案する」ことを目的に、日々信頼性・専門性の高い情報を発信しています。

-ウォーターサーバーのコラム

Copyright© MizuCool , 2022 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.